SCHOOL MAKE IT COOL

CARA MEMBUAT TABEL DAN GRAFIK DI MICROSOFT EXCEL

CARA MEMBUAT TABEL DI MICROSOFT EXCEL

Tabel adalah sebuah set data di dalam suatu database. Untuk pembuatan tabel yang paling mudah adalah dengan menggunakan Microsoft Office Excel karena dengan menggunakan aplikasi ini meskipun kita bukan ahli dalam hitung-menghitung maka untuk pengisian data dalam suatu kolom bisa menggunakan suatu rumus dengan tool-tool yang sudah disediakan di aplikasi ini.

1. Pertama buka Microsoft Office Excel 2oo7
2. Buatlah isian tabel seperti ini

Sorot atau blok tabel yang akan diberi garis

Klik Home kemudian pilih Border

Setelah mengklik Border maka akan ada tampilan dari menu dropdown Boder tersebut, seperti gambar di bawah ini

Dari menu-menu yang tampil maka pilihlah All Borders. Maka akan seperti ini hasilnya

Sampai tahap ini maka pembuatan tabel pun selesai. Tapi ada kalanya dalam membuat sebuah tabel bagi seseorang yang belum terbiasa menggunakan Excel ini menemukan kesalahan dalam proses membuatnya. Kesalahannya misalkan membuat tabel dengan kolom yang kepanjangan atau ada baris yang tidak di inginkan. Untuk lebih jelasnya silahkan lihat contoh berikut :

Jika ada suatu kolom yang kita tidak inginkan seperti gambar di atas maka sobat bisa menghapusnya dengan cara memblok atau menyorot kolom-kolom yang ingin kita hapus terlebih dahulu, seperti ini.

Setelah memblok kolom tersebut kemudian klik Home dan pilih Border (Lihat gambar untuk Point 4 di atas ! jika gambarnya kurang jelas kliklah gambar untuk memperbesar gambar).

Setelah mengklik Border maka akan ada tampilan pilihan menu-menu Borders maka pilihlah No Border

Cobalah beberapa menu dari pilihan Border tersebut untuk mengetahui kegunaannya masing-masing. Tapi dengan catatan bila ingin mencoba menu-menu dari border blok terlebih dulu kolom sebelum mencoba menu-menu Border tersebut.

CARA MEMBUAT GRAFIK DI MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel yang saya gunakan adalah Microsoft Excel 2010, tapi jangan khawatir jika anda menggunakan Microsoft Excel 2007 langkah-langkahnya serupa dengan Microsoft Excel 2010.

Pertama buka Microsoft Excel, Lalu pilih Insert

Saat berada di Insert, ada beberapa pilihan diagram/grafik, pilihlah sesuai kebutuhan anda, dalam tutorial ini saya memilih diagram/grafik Column

Saat sudah memilih diagram/grafik Column anda akan mendapatkan beberapa pilihan lainnya, pilihlah sesuai keinginan anda. Jika sudah Excel akan menampilan area yang akan di buatkan diagram, area ini disebut Chart Area

Lalu anda bisa memilih warna untuk diagram/grafik anda

Masih ditempat yang sama, lalu pilih Select Data

Setelah memilih Select Data, Select Data akan menampilkan kotak Select Data Source

Lalu pilih Add, Excel akan menampilkan Edit Series, masukan nama untuk Series dan Values nya,

Lalu pilih Ok, anda bisa menambahkan diagram/grafik lainnya pada Select Data Source, caranya sama dengan cara pilih Add dan Excel akan menampilkan Edit Series, masukan nama untuk Series dan Values nya, maka akan menampilkan hasil seperti di bawah ini.

Begitulah Cara Membuat Grafik di Microsoft Excel.

MEMFORMAT PRESENTASI

Di dalam presentasi, format/struktur ini relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi audience dapat menggunakan transisi. Transisi yaitu kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi.

Contohnya, untuk menghubungkan kalimat satu dengan kalimat lain dapat menggunakan kata sambung seperti: karena, oleh karena itu, lebih dari itu, kebalikan, namun demikian, atau akhirnya.

Sedangkan untuk menghubungkan paragraf satu dengan paragraf lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran lain dapat menggunakan transisi seperti: sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas, berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil.

Dalam presentasi, setiap pergantian kalimat, paragraf, atau pokok pikiran perlu ditekankan hubungan antara satu dengan yang lain. Karena tidak semua audience mempunyai daya ingat yang luar biasa, sehingga tidak semua audience dapat mengulas apa yang telah dipresentasikan pembicara.

-Urut-urutan bagian isi

Bagian isi harus mempunyai urutan yang jelas dan logis. Karena urutan yang jelas dan logis akan mempermudah audience dalam memahami presentasi.

-Mempertahankan minat audience

Apabila pada bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audience, maka pada bagian isi pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audience. Perhatian pada bagian isi sangat penting, karena di sini ide-ide pokok presentasi disampaikan. Sedangkan pada bagian pembukaan, menarik perhatian dimaksudkan untuk “pancingan”, agar audience lebih dahulu tertarik dengan presentasinya.

Berikut ini beberapa patokan untuk digunakan dalam mempertahankan perhatian audience:

a). Menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audience

Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audience, maka dapat dipastikan bahwa audience akan memperhatikan pembicara.

Karena audience mempunyai suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang akan dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

Contohnya, pembicara akan mempresentasikan masalah etika komunikasi di hadapan anak-anak remaja, maka pembicara menghubungkan topik yang dibahasnya dengan hubungan sosial anak-anak remaja.

b). Penggunaan bahasa yang jelas

Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan cepat membosankan audience. Demikian juga untuk penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang “familiar”.

c. Bagian penutup

Bila telah sampai di bagian penutup, berarti semua ide pokok yang direncanakan disampaikan telah tersampaikan semua. Bagian penutup ini harus terstruktur, sehingga audience memahami ide pokok yang disampaikan.

Pada bagian ini pembicara juga harus memperhatikan tiga hal berikut ini :

1) Meringkas pokok pikiran

Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan pada bagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran ini lalu membacanya adalah untuk mengingatkan kembali tentang isi presentasi, sehingga audience memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.

2) Menggarisbawahi tahap selanjutnya

Secara umum tujuan presentasi bisnis adalah menginginkan audience untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karena itu, pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audience setelah presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas, sehingga audience memahami tugas/tindakan yang harus dilakukan dengan tepat.

3) Menutup dengan kesan yang baik

Penutupan presentasi perlu dilakukan dengan baik, sehingga menimbulkan rasa antusias dan meninggalkan kesan yang baik bagi audience. Untuk pesan-pesan yang bersifat informatif, menutup dengan nada positif lebih mudah dilakukan, karena di sini pembicara sifatnya hanya memberikan informasi.

Apabila pembicara menginginkan perubahan atau menginginkan audience melakukan sesuatu, di sini sifatnya sangat lemah. Berbeda dengan pesan yang bersifat persuasif, di sini pembicara lebih menginginkan audience untuk melakukan suatu perubahan atau tindakan.

Sedangkan pesan yang bersifat instruktif, dengan jelas mengharuskan audience melakukan tindakan tertentu. Penutup dengan kesan positif/baik paling sulit dilakukan untuk pesan yang bersifat instruksi ini, karena mengharuskan audience melakukan tindakan tertentu.

MEMFORMAT TEKS

Presentasi yang baik tidak hanya menampilkan potongan- potongan gambar atau objek. Presentasi yang diselingi variasi tampilan kata-kata juga disarankan. Tentunya, kata-kata yang tampil harus dikemas sedemikian rupa sehingga peserta presentasi tidak jenuh dan tidak kesulitan untuk memahami maksud kata-kata tersebut. Berikut akan dipelajari cara mengolah tampilan kata-kata agar menjadi menarik.

1. Menambahkan Objek Teks

Berikut langkah untuk menambahkan objek teks.
(1) Pada tab insert group text, klik Text Box.
(2) Klik pada lokasi yang Anda inginkan sehingga muncul kotak teks yang menunjukkan teks sudah siap diketik.
(3) Ketik teks pada kotak itu, misalnya “PowerPoint 2007”.

Tips. Ukuran font yang terlalu kecil maupun terlalu besar tidak bagus untuk presentasi. Gunakan tipe font yang sederhana dan mudah terbaca dan pilihlah ukuran yang sekiranya cukup dan proporsional. Untuk patokan, ukuran font 72 point sama dengan tinggi 1 inchi.

2. Memformat Teks

Dalam PowerPoint 2007 Anda dapat mengubah format teks, seperti cetak tebal, cetak miring, garis bawah, dan lain- lain. Dengan demikian, Anda dapat memberi atribut-atribut teks yang dianggap penting. Untuk memformat teks, pilih teks yang akan Anda format, lalu pilih salah satu format karakter yang diinginkan.

Untuk keperluan pengolahan teks tombol perintah yang digunakan terdapat pada group Font dan Paragraph. Kedua goup ini dapat Anda temukan pada tab home. Perhatikan gambar berikut.

Dengan menggunakan beberapa tombol perintah pada group Font dan Paragraph, Anda dapat memformat karakter teks untuk cetak tebal (bold), cetak miring (italic) dan menggarisbawahi teks (underline). Selain itu, Anda juga dapat mengatur font serta ukurannya dalam text box.

Berikut ini adalah penjelasan mengenai fungsi dan kegunaan beberapa tombol perintah yang terdapat dalam group Font dan Paragraph. (Klik Gambar untuk memperbesar)

MS. PowerPoint memberikan kemudahan saat Anda bekerja dengan teks. Saat Anda melakukan pengetikan akan muncul floating toolbox yang berisi ikon-ikon pengaturan teks. Perhatikan gambar berikut

MEMFORMAT TABEL

Memperlihatkan opsi Tabel di tab Sisipkan pada pita di PowerPoint

Memperlihatkan dialog Sisipkan Tabel di PowerPoint

Pilih slide yang ingin Anda tambahkan tabel.
Pada tab Sisipkan, pilih Tabel.
Di kotak dialog Sisipkan Tabel, lakukan salah satu hal berikut:
- Gunakan mouse memilih jumlah baris dan kolom yang Anda inginkan.
- PilihSisipkan Tabel, lalu masukkan angka di daftar Jumlah kolom dan Jumlah baris.
CATATAN: Jika Anda menggunakan PowerPoint Online, Anda hanya bisa menyisipkan tabel dengan menggunakan mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom yang Anda inginkan.

Untuk menambahkan teks ke sel tabel, klik sel, lalu masukkan teks Anda. Setelah Anda memasukkan teks Anda, klik di luar tabel itu.

TIPS:

Untuk menambahkan baris baru di akhir tabel dengan cepat, klik di dalam sel terakhir pada baris terakhir, lalu tekan TAB.
Untuk menambahkan baris atau kolom, klik kanan sel, klik sisipkan pada mini toolbar, dan pilih tempat Anda ingin menyisipkan baris atau kolom.
Untuk menghapus baris atau kolom, klik kanan sel, klik Hapus pada mini toolbar, dan pilih apa yang ingin Anda hapus.

MEMANFAATKAN SMART ART

Selain membuatnya mudah dan cepat, kita juga akan terbantu dengan pilihan styles yang bagus dan menarik yang sudah disediakan.

Grafik SmartArt dapat dibuat di Excel, Word, PowerPoint atau dalam pesan email di Outlook.

Di galeri pilih grafik SmartArt , klik proses, dan lalu klik ganda Proses aksen gambar. Pilih proses

Pada tab sisipkan , di grup ilustrasi , klik SmartArt
Untuk menambahkan gambar, di kotak yang ingin Anda tambahkan ke, klik ikon gambar , pilih gambar yang Anda inginkan untuk ditampilkan di bagan, dan kemudian klik sisipkan.
Untuk memasukkan teks, lakukan salah satu hal berikut ini:

Klik [Teks] di panel Teks, lalu ketikkan teks Anda.

CATATAN: Jika panel teks tidak terlihat, pada tab desain , klik Panel teks.

Salin teks dari lokasi atau program lain, klik [Teks] di panel Teks, lalu tempelkan teks Anda.
Klik kotak di dalam grafik SmartArt, lalu ketikkan teks Anda.

CATATAN: Untuk hasil terbaik, gunakan opsi ini setelah Anda menambahkan semua kotak yang Anda inginkan

MEMFORMAT PENAMPILAN SLIDE SECARA TRANSISI, ANIMASI, SOUNDEFFECT

Transisi adalah efek yang berada di tempat saat Anda beralih dari satu slide ke slide berikutnya.